Custodia de archivos

El crecimiento de la documentación representa un problema cada vez mayor para todo tipo de organizaciones. La importancia de resguardar físicamente la información, así como la habilidad de recuperar los documentos a tiempo, es un importante reto para la competitividad.

El alto costo del espacio productivo, las inversiones necesarias en medidas de seguridad, así como la implementación y mantenimiento de un sistema que garantice la organización y acceso permanente de los expedientes, hace que tercerizar el servicio en empresas especializadas sea la solución más inteligente.

CUSTODIA POR CAJA

Los documentos son almacenados en cajas especiales, identificadas solo con un código de barras que controla su trazabilidad y la información de su contenido.

Estas cajas son colocadas de manera aleatoria (como medida de protección) en estanterías hechas a la medida, dentro de depósitos de seguridad diseñados para la custodia de documentos, los cuales cumplen con los más altos requisitos de la industria, y que cuentan con todas las medidas de seguridad contra intrxusos, fuego, inundaciones, plagas, etc...

A través del exclusivo software ONEIL, la trazabilidad de las cajas es controlada mediante dispositivos electrónicos, y EL CLIENTE puede controlar las descripciones de contenido de sus cajas, accediendo a sus inventarios de manera permanente a través de la Web.

CUSTODIA POR EXPEDIENTE

Este nuevo servicio de BUNKER permite al CLIENTE manejar cada expediente de manera individual, controlando toda su evolución a lo largo de su ciclo de vida, y accesando al mismo de manera ágil y segura, tanto de manera física (a través del servicio de mensajería) como de manera digital (a través del servicio de escaneo a demanda).

A través de ONEIL, el CLIENTE puede identificar cada expediente desde sus propias oficinas, con plantillas especializadas para cada tipo de documento, que le permiten establecer diferentes descripciones y tablas de retención.

Ver cómo funciona el servicio:
  • BUNKER suministra al CLIENTE las cajas o carpetas debidamente identificadas con un código de barras.
  • A medida que el CLIENTE va colocando los documentos, va describiendo el contenido de cada código en la plataforma web de ONEIL.
  • Una vez que la caja o carpeta está llena, el CLIENTE genera una Solicitud de Retiro a través de ONEIL.
  • La caja o carpeta es retirada por BUNKER, e ingresada al Centro de Custodia, previo proceso de registro y fumigación.
  • Para consultar documentación en custodia, EL CLIENTE utiliza la plataforma de ONEIL para ubicar la caja o carpeta que desea, y somete una Solicitud para que consultar la misma en BUNKER o pedir que le sea enviada a sus oficinas de manera normal o urgente.
  • También puede solicitar el escaneo del expediente, para ser consultado a través de ONEIL.
  • ONEIL controla todo el ciclo de vida de los documentos en custodia, identificando aquellos que deben ser destruidos, y generando luego el Acta de Destrucción correspondiente.