La mayor\u00eda de las empresas que se plantean recurrir a servicios de custodia documental tercerizada lo hacen por, al menos, una de estas dos razones:<\/p>\n\n\n\n
1. Tienen problemas de espacio para seguir archivando copias f\u00edsicas de la documentaci\u00f3n que generan: el espacio que est\u00e1n ocupando con esa documentaci\u00f3n es caro o lo necesitan para otras tareas m\u00e1s productivas.<\/p>\n\n\n\n
2. Nadie se hace responsable de la gesti\u00f3n de la documentaci\u00f3n archivada, lo cual implica muchas tareas diferentes: archivo de documentaci\u00f3n, b\u00fasqueda, extracci\u00f3n para consulta, control de qui\u00e9n tiene qu\u00e9 y durante cu\u00e1nto tiempo, seguridad de la documentaci\u00f3n, devoluci\u00f3n e inserci\u00f3n de la documentaci\u00f3n a su archivador o caja, expurgo de documentaci\u00f3n, control de tiempo de retenci\u00f3n, destrucci\u00f3n confidencial, etc.<\/p>\n\n\n\n
A continuaci\u00f3n, te presentamos cinco razones por las que tercerizar la custodia documental es la soluci\u00f3n m\u00e1s eficaz, organizada y asequible para solucionar los dos problemas anteriores.<\/p>\n\n\n\n
1. Ahorro de costes de almacenamiento<\/strong><\/p>\n\n\n\n En algunos casos, existen documentos que deben almacenarse indefinidamente, pero eso no significa que se deba gastar una fortuna en el almacenamiento de esos documentos. Un servicio de custodia documental tercerizada cuesta mucho menos que almacenarlo en las oficinas propias, teniendo en cuenta el precio del metro cuadrado. El valioso espacio de trabajo que se libera se puede utilizar para generar ingresos.<\/p>\n\n\n\n Los servicios de custodia documental suelen cobrar por unidad almacenada que, bien puede ser la caja o contenedor donde se almacenan documentos o archivadores, o tambi\u00e9n puede ser directamente el archivador. En algunos casos, cuando lo que se debe almacenar son expedientes o historias cl\u00ednicas, la unidad de facturaci\u00f3n puede ser los metros de documentaci\u00f3n almacenados.<\/p>\n\n\n\n En cualquier caso, cuando la documentaci\u00f3n se encuentra en las propias oficinas, se paga por el total del espacio dedicado al archivo, mientras que cuando la documentaci\u00f3n se encuentra en un servicio de custodia documental tercerizada, solo se paga por las unidades de facturaci\u00f3n utilizadas.<\/p>\n\n\n\n El ahorro puede ser enorme, teniendo en cuenta que la documentaci\u00f3n tercerizada seguramente estar\u00e1 en una zona donde el coste por metro cuadrado es mucho m\u00e1s bajo que en el lugar donde se encuentran las oficinas de la empresa. <\/p>\n\n\n\n 2. Mejora la seguridad del acceso a la documentaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n La gesti\u00f3n de documentaci\u00f3n confidencial requiere de un sistema de seguridad con protecci\u00f3n e identificaci\u00f3n de accesos, c\u00e1maras de seguridad, etc. que un negocio normal no suele implementar en su archivo.<\/p>\n\n\n\n Hacer uso de un servicio de custodia documental tercerizada pasa la responsabilidad de la seguridad al proveedor de este servicio que, si ha sido bien seleccionado, tendr\u00e1 los conocimientos, experiencia y recursos necesarios para mantener segura toda la documentaci\u00f3n confidencial de la empresa.<\/p>\n\n\n\n La empresa no solo tendr\u00e1 protegido el acceso a la documentaci\u00f3n, sino que tambi\u00e9n gestionar\u00e1 la trazabilidad de la documentaci\u00f3n que sale en consulta para saber qui\u00e9n la solicit\u00f3 y desde cuando la tiene. Adem\u00e1s, ser\u00e1 capaz de proponer la destrucci\u00f3n confidencial de documentaci\u00f3n confidencial obsoleta. <\/p>\n\n\n\n 3. Mejora la seguridad f\u00edsica de la documentaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n Las instalaciones de una empresa de custodia documental cuentan con las m\u00e1ximas medidas de seguridad para garantizar la seguridad f\u00edsica de la documentaci\u00f3n. A diferencia del almacenamiento interno, la custodia documental en un centro construido espec\u00edficamente ofrece una protecci\u00f3n sin igual contra robos, incendios, inundaciones y desastres naturales.<\/p>\n\n\n\n Cada documento se almacena en un sistema de estanter\u00edas de alta densidad y se protege con tecnolog\u00eda de \u00faltima generaci\u00f3n de detecci\u00f3n y extinci\u00f3n de incendios. El sistema de seguridad consta de m\u00faltiples capas, incluye vigilancia tercerizada e interna, control de accesos, que limita y registra toda entrada, control de movimiento dentro de la instalaci\u00f3n, medidas de seguridad contra inundaciones, etc.<\/p>\n\n\n\n En lugar de asignar una \u00fanica \u00e1rea de almacenamiento para toda la documentaci\u00f3n de una empresa, el inventario de documentos se separa y se almacena de forma an\u00f3nima, identificado \u00fanicamente por un c\u00f3digo de barras, en varios lugares de la instalaci\u00f3n. En el caso extremadamente improbable de que una persona no autorizada tenga acceso a la instalaci\u00f3n, ser\u00eda imposible identificar las cajas pertenecientes a una misma empresa. <\/p>\n\n\n\n 4. Mejora el acceso a los archivos<\/strong><\/p>\n\n\n\n La b\u00fasqueda de un archivo extraviado puede ser desesperante, especialmente cuando hay compa\u00f1eros y clientes que necesitan con urgencia acceder a esa informaci\u00f3n. Imaginemos que no se encuentra la historia cl\u00ednica de un paciente que debe ser operado, por ejemplo. El almacenamiento de documentos en una empresa de custodia documental garantiza que los archivos est\u00e1n disponibles cuando se necesitan, ya que cada archivo se codifica y se le realiza un seguimiento dentro de una base de datos de gesti\u00f3n de inventario.<\/p>\n\n\n\n La existencia de un portal de consulta de documentaci\u00f3n online de forma segura permite ver el inventario externo y solicitar los archivos en cualquier momento. Muchos proveedores ofrecen incluso la posibilidad de entregar la documentaci\u00f3n en mano en las oficinas del cliente, o escaneada y enviada digitalmente. <\/p>\n\n\n\n 5. La custodia documental tercerizada te da tranquilidad<\/strong><\/p>\n\n\n\n Es dif\u00edcil poner un precio a la tranquilidad. La custodia documental tercerizada de documentos permite estar tranquilo, ya que garantiza un almacenamiento de la informaci\u00f3n seguro, accesible y gestionado correctamente.<\/p>\n\n\n\n Cuando se trata de decidir qu\u00e9 documentos hay que conservar y cu\u00e1les se pueden destruir, y cu\u00e1ndo, es necesaria una gesti\u00f3n de la retenci\u00f3n adecuada. De no hacerse as\u00ed, la empresa es vulnerable a litigios. Cada expediente debe tener asignado un marco de tiempo espec\u00edfico de retenci\u00f3n y ser destruido de forma segura cuando se alcanza el l\u00edmite de tiempo. Con un servicio de custodia documental tercerizada se eliminan estas conjeturas. Un equipo de profesionales clasifica e indexa la documentaci\u00f3n y ayuda a cumplir con las leyes.<\/p>\n\n\n\n No importa c\u00f3mo lo mires, estos cinco beneficios de la custodia documental tercerizada son innegables e indispensables, y son suficientes para hacerse una idea de las ventajas que aporta a las empresas que utilizan estos servicios.<\/p>\n\n\n\n