{"id":104,"date":"2021-09-27T15:15:04","date_gmt":"2021-09-27T15:15:04","guid":{"rendered":"http:\/\/dev.bunker.io\/?p=104"},"modified":"2021-09-29T21:35:41","modified_gmt":"2021-09-29T21:35:41","slug":"como-controlar-la-obsolescencia-de-mis-documentos-bajo-la-normal-iso-9001","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bunker.com.do\/en\/como-controlar-la-obsolescencia-de-mis-documentos-bajo-la-normal-iso-9001\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo controlar la obsolescencia de mis documentos bajo la Norma ISO 9001?"},"content":{"rendered":"<p><strong>Norma ISO 9001<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Un Sistema de Gesti\u00f3n de Calidad basado en la&nbsp;<a href=\"http:\/\/www.isotools.pe\/normas\/ntp-iso-9001\/\">norma ISO 9001<\/a>&nbsp;necesita de alguna manera&nbsp;<strong>controlar los procedimientos documentados<\/strong>, incluso si se intenta reducir su n\u00famero a un m\u00ednimo, usted todav\u00eda tendr\u00e1 que proporcionar algunos procedimientos documentados. A pesar de que los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015 no requieren de la creaci\u00f3n de procedimientos documentados para controlar dichos documentos, todav\u00eda&nbsp;<strong>existe la necesidad de controlar la informaci\u00f3n documentada de la organizaci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Lo que establece la norma ISO 9001 y \u200b\u200bc\u00f3mo se puede cumplir<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Los&nbsp;<strong>nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015 no son muy diferentes<\/strong>&nbsp;de los que ya exist\u00edan a la hora de controlar los documentos. Resulta necesario&nbsp;<strong>demostrar que los documentos se aprobaron&nbsp;<\/strong>para su adecuaci\u00f3n&nbsp;<strong>antes de utilizarlos<\/strong>, revisarlos y actualizarse de forma peri\u00f3dica, y las versiones legibles e identificables, que son relevantes desde el punto de vista de su utilizaci\u00f3n y los documentos obsoletos que dejen de utilizarse.<\/p>\n\n\n\n<p>Si ya se dispone de un&nbsp;<strong>procedimiento para el control de la documentaci\u00f3n<\/strong>, que cumple con la norma ISO 9001, dicho procedimiento seguir\u00e1 siendo \u00fatil para la nueva versi\u00f3n de la norma. Como ya hemos mencionado,&nbsp;<strong>no existe necesidad de cambiar los t\u00e9rminos que ya est\u00e9 utilizando<\/strong>, si desea seguir usando el t\u00e9rmino documentos y registros en lugar de informaci\u00f3n documentada, y despu\u00e9s continuar con su Sistema de Gesti\u00f3n de Calidad.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>La importancia de la aprobaci\u00f3n de documentos y su retirada<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Los&nbsp;<strong>requisitos de la informaci\u00f3n documentada de la norma ISO 9001 2015 sustituyen a los requisitos previos<\/strong>&nbsp;de ambos procedimientos y registros documentados, y la aprobaci\u00f3n adecuada y retirada de cada uno de los documentos importantes de la organizaci\u00f3n. La cosa m\u00e1s importante ser\u00e1 recordar que las personas adecuadas tienen que&nbsp;<strong>aprobar un documento<\/strong>&nbsp;y tiene que ser eliminado cuando su utilizaci\u00f3n ha finalizado.<\/p>\n\n\n\n<p>Como&nbsp;<strong>no existe necesidad de documentar todos los procedimientos<\/strong>&nbsp;de su organizaci\u00f3n, usted se debe asegurar de que los procedimientos que se aprueban deben ser remitidos a los empleados que corresponda. De la misma forma, si se actualiza el procedimiento el antiguo se debe&nbsp;<strong>retirar de forma r\u00e1pida de la circulaci\u00f3n<\/strong>&nbsp;entre sus trabajadores, para que se empiecen a utilizar las nuevas y mejoradas instrucciones de trabajo.<\/p>\n\n\n\n<p>En cuanto a los registros, tambi\u00e9n necesarios, porque son la evidencia objetiva de que se han recogido para mostrar que se encuentra implementado de forma adecuada en su Sistema de Gesti\u00f3n de Calidad. Por lo tanto,&nbsp;<strong>los registros deben ser aprobados&nbsp;<\/strong>de forma correcta en el momento en el que se han creado. Es el caso de los registros obsoletos se pretende definir un tiempo estimado en el que destruirlos para poder&nbsp;<strong>ganar espacio y capacidad de almacenaje<\/strong>, ya que guardar una evidencia indefinidamente es limitado.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Los formatos disponibles para la informaci\u00f3n documentada<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La informaci\u00f3n documentada se encuentra en&nbsp;<strong>dos formatos principales<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Copias en papel y documentos electr\u00f3nicos<\/li><li>Registros<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Esto es f\u00e1cil de comprender, pero \u00bfen que difieren la copias en papel y los documentos electr\u00f3nico de la informaci\u00f3n documentada?&nbsp;<strong>Los sistemas no son muy diferentes en sus conceptos b\u00e1sicos<\/strong>, aunque los detalles s\u00ed que sean diferentes.<\/p>\n\n\n\n<p>En el Sistema de Gesti\u00f3n de Calidad basado en la norma ISO 9001 nos dice que&nbsp;<strong>los procedimientos deben contar con la debida autorizaci\u00f3n<\/strong>&nbsp;antes de que sean liberados. Los registros impresos deben mostrar la firma o sello de la persona encargada de su aprobaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Si quiere mantener este documento en papel o guardado en un CD-ROM, tendr\u00e1 que&nbsp;<strong>disponer de un lugar&nbsp;<\/strong>donde las personas puedan acceder a los procedimientos para poder utilizarlos, y tendr\u00e1 que ser almacenado de forma adecuada, es decir,&nbsp;<strong>evitando que puedan ser destruidos f\u00edsicamente<\/strong>, para ello normalmente se pone a disposici\u00f3n de los trabajadores una copia y nunca el original.<\/p>\n\n\n\n<p>Existen diferentes software que ayudan a controlar el proceso de cierre de aprobaci\u00f3n, pero esto&nbsp;<strong>no cambia la necesidad de aprobarlo<\/strong>&nbsp;antes de que sea liberado el documento.<\/p>\n\n\n\n<p>La&nbsp;<strong>retirada y eliminaci\u00f3n de los procedimientos obsoletos<\/strong>&nbsp;se puede realizar de una manera muy r\u00e1pida gracias a un software, ya que se puede programar en el momento en el que se desea que un documento sea retirado o eliminado. Las&nbsp;<strong>copias impresas son m\u00e1s dif\u00edciles de controlar<\/strong>, ya que ser\u00eda necesario localizar y reemplazar o destruir dicha copia impresa del documento o registro.<\/p>\n\n\n\n<p>Hoy en d\u00eda existen muchos software que facilitan el control de la informaci\u00f3n documentada de la norma ISO 9001, pero pueden resultar algo costosos para las peque\u00f1as empresas. Si usted tiene una peque\u00f1a empresa que cuenta con procedimientos y registros, entonces debes&nbsp;<strong>investigar un proceso en papel que sirva para aprobar, utilizar, controlar y retirar la informaci\u00f3n<\/strong>&nbsp;de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Un Sistema de Gesti\u00f3n de Calidad seg\u00fan la norma ISO 9001 no se destina a conducir la implementaci\u00f3n mediante un software costoso que no se ajuste a las necesidades de su organizaci\u00f3n, pero s\u00ed que est\u00e1 pensado para ayudarle a mejorar la satisfacci\u00f3n de sus clientes y ahorrar dinero mediante la mejora continua. Con un&nbsp;<strong>m\u00e9todo simple para controlar la informaci\u00f3n documentada<\/strong>&nbsp;que funcione en su caso, no necesitar\u00e1 gastar mucho tiempo y dinero.<\/p>\n\n\n\n<p>Fuente: <a href=\"https:\/\/www.nueva-iso-9001-2015.com\/2016\/04\/como-gestionar-documentos-registros-obsoletos-norma-iso-9001\/\">https:\/\/www.nueva-iso-9001-2015.com\/2016\/04\/como-gestionar-documentos-registros-obsoletos-norma-iso-9001\/<\/a><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Norma ISO 9001 Un Sistema de Gesti\u00f3n de Calidad basado en la&nbsp;norma ISO 9001&nbsp;necesita de alguna manera&nbsp;controlar los procedimientos documentados, incluso si se intenta reducir su n\u00famero a un m\u00ednimo, usted todav\u00eda tendr\u00e1 que proporcionar algunos procedimientos documentados. 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