5 motivos para tercerizar la guarda de mis documentos
La mayoría de las empresas que se plantean recurrir a servicios de custodia documental tercerizada lo hacen por, al menos, una de estas dos razones:
1. Tienen problemas de espacio para seguir archivando copias físicas de la documentación que generan: el espacio que están ocupando con esa documentación es caro o lo necesitan para otras tareas más productivas.
2. Nadie se hace responsable de la gestión de la documentación archivada, lo cual implica muchas tareas diferentes: archivo de documentación, búsqueda, extracción para consulta, control de quién tiene qué y durante cuánto tiempo, seguridad de la documentación, devolución e inserción de la documentación a su archivador o caja, expurgo de documentación, control de tiempo de retención, destrucción confidencial, etc.
A continuación, te presentamos cinco razones por las que tercerizar la custodia documental es la solución más eficaz, organizada y asequible para solucionar los dos problemas anteriores.
1. Ahorro de costes de almacenamiento
En algunos casos, existen documentos que deben almacenarse indefinidamente, pero eso no significa que se deba gastar una fortuna en el almacenamiento de esos documentos. Un servicio de custodia documental tercerizada cuesta mucho menos que almacenarlo en las oficinas propias, teniendo en cuenta el precio del metro cuadrado. El valioso espacio de trabajo que se libera se puede utilizar para generar ingresos.
Los servicios de custodia documental suelen cobrar por unidad almacenada que, bien puede ser la caja o contenedor donde se almacenan documentos o archivadores, o también puede ser directamente el archivador. En algunos casos, cuando lo que se debe almacenar son expedientes o historias clínicas, la unidad de facturación puede ser los metros de documentación almacenados.
En cualquier caso, cuando la documentación se encuentra en las propias oficinas, se paga por el total del espacio dedicado al archivo, mientras que cuando la documentación se encuentra en un servicio de custodia documental tercerizada, solo se paga por las unidades de facturación utilizadas.
El ahorro puede ser enorme, teniendo en cuenta que la documentación tercerizada seguramente estará en una zona donde el coste por metro cuadrado es mucho más bajo que en el lugar donde se encuentran las oficinas de la empresa.
2. Mejora la seguridad del acceso a la documentación
La gestión de documentación confidencial requiere de un sistema de seguridad con protección e identificación de accesos, cámaras de seguridad, etc. que un negocio normal no suele implementar en su archivo.
Hacer uso de un servicio de custodia documental tercerizada pasa la responsabilidad de la seguridad al proveedor de este servicio que, si ha sido bien seleccionado, tendrá los conocimientos, experiencia y recursos necesarios para mantener segura toda la documentación confidencial de la empresa.
La empresa no solo tendrá protegido el acceso a la documentación, sino que también gestionará la trazabilidad de la documentación que sale en consulta para saber quién la solicitó y desde cuando la tiene. Además, será capaz de proponer la destrucción confidencial de documentación confidencial obsoleta.
3. Mejora la seguridad física de la documentación
Las instalaciones de una empresa de custodia documental cuentan con las máximas medidas de seguridad para garantizar la seguridad física de la documentación. A diferencia del almacenamiento interno, la custodia documental en un centro construido específicamente ofrece una protección sin igual contra robos, incendios, inundaciones y desastres naturales.
Cada documento se almacena en un sistema de estanterías de alta densidad y se protege con tecnología de última generación de detección y extinción de incendios. El sistema de seguridad consta de múltiples capas, incluye vigilancia tercerizada e interna, control de accesos, que limita y registra toda entrada, control de movimiento dentro de la instalación, medidas de seguridad contra inundaciones, etc.
En lugar de asignar una única área de almacenamiento para toda la documentación de una empresa, el inventario de documentos se separa y se almacena de forma anónima, identificado únicamente por un código de barras, en varios lugares de la instalación. En el caso extremadamente improbable de que una persona no autorizada tenga acceso a la instalación, sería imposible identificar las cajas pertenecientes a una misma empresa.
4. Mejora el acceso a los archivos
La búsqueda de un archivo extraviado puede ser desesperante, especialmente cuando hay compañeros y clientes que necesitan con urgencia acceder a esa información. Imaginemos que no se encuentra la historia clínica de un paciente que debe ser operado, por ejemplo. El almacenamiento de documentos en una empresa de custodia documental garantiza que los archivos están disponibles cuando se necesitan, ya que cada archivo se codifica y se le realiza un seguimiento dentro de una base de datos de gestión de inventario.
La existencia de un portal de consulta de documentación online de forma segura permite ver el inventario externo y solicitar los archivos en cualquier momento. Muchos proveedores ofrecen incluso la posibilidad de entregar la documentación en mano en las oficinas del cliente, o escaneada y enviada digitalmente.
5. La custodia documental tercerizada te da tranquilidad
Es difícil poner un precio a la tranquilidad. La custodia documental tercerizada de documentos permite estar tranquilo, ya que garantiza un almacenamiento de la información seguro, accesible y gestionado correctamente.
Cuando se trata de decidir qué documentos hay que conservar y cuáles se pueden destruir, y cuándo, es necesaria una gestión de la retención adecuada. De no hacerse así, la empresa es vulnerable a litigios. Cada expediente debe tener asignado un marco de tiempo específico de retención y ser destruido de forma segura cuando se alcanza el límite de tiempo. Con un servicio de custodia documental tercerizada se eliminan estas conjeturas. Un equipo de profesionales clasifica e indexa la documentación y ayuda a cumplir con las leyes.
No importa cómo lo mires, estos cinco beneficios de la custodia documental tercerizada son innegables e indispensables, y son suficientes para hacerse una idea de las ventajas que aporta a las empresas que utilizan estos servicios.
