Custodia de Archivos
El crecimiento de la documentación representa un problema cada vez mayor para todo tipo de organizaciones. La importancia de resguardar físicamente la información, así como la habilidad de recuperar los documentos a tiempo, es un importante reto para la competitividad.
El alto costo del espacio productivo, las inversiones necesarias en medidas de seguridad, así como la implementación y mantenimiento de un sistema que garantice la organización y acceso permanente de los expedientes, hace que tercerizar el servicio en empresas especializadas sea la solución más inteligente.
Custodia por caja
Los documentos son almacenados en cajas especiales, identificadas solo con un código de barras que controla su trazabilidad y la información de su contenido.
Estas cajas son colocadas de manera aleatoria (como medida de protección) en estanterías hechas a la medida, dentro de depósitos de seguridad diseñados para la custodia de documentos. Nuestros depósitos cumplen con los más altos estándares de la industria y cuentan con todas las medidas de seguridad contra intrusos, fuego, inundaciones, plagas, etc.
A través de nuestra exclusiva plataforma web, la trazabilidad de las cajas es controlada mediante dispositivos electrónicos. El cliente puede controlar las descripciones de contenido de sus cajas, accediendo a sus inventarios de manera permanente a través de la Web.
Custodia por expediente
Este nuevo servicio de BUNKER permite al cliente manejar cada expediente de manera individual, controlando toda su evolución a lo largo de su ciclo de vida. Puede accesar el expediente de manera ágil y segura, tanto de manera física (a través del servicio de mensajería) como de manera digital (a través del servicio de escaneo a demanda).
A través de nuestra plataforma web, el cliente puede identificar cada expediente desde sus propias oficinas, con plantillas especializadas para cada tipo de documento, que le permiten establecer diferentes descripciones y tablas de retención.
¿Cómo funciona el servicio?
- 1 BUNKER suministra al cliente las cajas y las etiquetas de identificación de código de barras (para cajas y/o expedientes).
- 2 El cliente registra la caja en la plataforma web y completa las informaciones personalizadas de su contenido.
- 3 Una vez la caja está lista, el cliente prodecerá a generar una solicitud de retiro a través de la plataforma web.
- 4 BUNKER retira la caja o expediente y la ingresa al centro de custodia, con previa fumigación.
- 5 Para consultar documentación en custodia, el cliente utiliza la plataforma web para ubicar la caja o expediente que desea e indicar el tipo de consulta: en BUNKER, envío físico o digital.
- 6 A través de nuestra plataforma web, el cliente controla el ciclo de vida de sus documentos para solicitar la destrucción oportuna.