Custody of Files
Documentation growth is a growing problem for all types of organizations. The importance of physically safeguarding the information, as well as the ability to retrieve documents on time is a major challenge for competitiveness.
The high cost of the production space, the necessary investments in security measures, as well as the implementation and maintenance of a system that guarantees the organization and permanent access to the files, makes outsourcing the service to specialized companies the smartest solution.
Custody by box
The documents are stored in special boxes, identified only with a barcode that controls its traceability and the information of its content.
These boxes are randomly placed (as a protective measure) on custom-made shelves. measure, within security deposits designed for the custody of documents. Our deposits meet the highest industry standards and have all the security measures against intruders, fire, floods, pests, etc.
A través de nuestra exclusiva plataforma web, la trazabilidad de las cajas es controlada mediante dispositivos electrónicos. El cliente puede controlar las descripciones de contenido de sus cajas, accediendo a sus inventarios de manera permanente a través de la Web.
Custody by file
This new service from BUNKER allows the customer to handle each file individually, controlling all its evolution throughout its life cycle. May access the file in an agile and secure way, both physically (through the messaging) and digitally (via on-demand scanning service).
A través de nuestra plataforma web, el cliente puede identificar cada expediente desde sus propias oficinas, con plantillas especializadas para cada tipo de documento, que le permiten establecer diferentes descripciones y tablas de retención.
How does the service work?
- 1 BUNKER suministra al cliente las cajas y las etiquetas de identificación de código de barras (para cajas y/o expedientes).
- 2 El cliente registra la caja en la plataforma web y completa las informaciones personalizadas de su contenido.
- 3 Una vez la caja está lista, el cliente prodecerá a generar una solicitud de retiro a través de la plataforma web.
- 4 BUNKER retira la caja o expediente y la ingresa al centro de custodia, con previa fumigación.
- 5 Para consultar documentación en custodia, el cliente utiliza la plataforma web para ubicar la caja o expediente que desea e indicar el tipo de consulta: en BUNKER, envío físico o digital.
- 6 A través de nuestra plataforma web, el cliente controla el ciclo de vida de sus documentos para solicitar la destrucción oportuna.