Los documentos son la historia de una empresa, la base para investigaciones, guarda sus secretos y habla de sus fortalezas. Por eso, millones de compañías a nivel mundial buscan formas de conservar y preservar esta valiosa información. Pero, como bien saben, el papel es finito y se deteriora con el paso del tiempo.

La conservación de documentos digitales es una excelente herramienta para la preservación de información sensible, importante y que podría ser requerida luego por la compañía. Una solución tecnológica simple, pero, que, si no se deja en las manos adecuadas, puede convertirse en un gran dolor de cabeza.

No debe olvidar que la información digital es más fácil de alterar que la física y, aunque esto es una gran ventaja, requiere aún más cuidados.

La digitalización de documentos de papel, al contrario de lo que pudiera pensar, no ha simplificado el proceso de archivarlos y almacenarlos. De hecho, en la actualidad, casi toda la información viene en medio digitales.

Este factor ha propiciado que se produzca una inmensa cantidad de información muy compleja de organizar por relevancia, edad y tema tratado. Por eso, las compañías especializadas en esta área siguen unos pasos determinados. Cumpliendo una serie de normas, le garantizan la correcta organización y preservación de estos datos.

La guarda de medios magnéticos es la solución para almacenar información en un lugar seguro fuera de su sitio principal. Si su empresa se ve afectada por alguna pérdida o requiere acceso a datos históricos, los medios estarán almacenados de manera segura en nuestra bóveda y disponibles para su envío inmediato, en el momento que usted lo requiera.

A continuación, algunos de los posibles riesgos que podemos mitigar con el servicio de Bóveda de Medios Magnéticos:

Principales Beneficios:

Aunque ya hemos compartido cual es el objetivo de la guarda de medios magnéticos, surge una pregunta esencial, “qué debe guardar?”. Aunque cada día aparecen más sistemas, saber organizar la información es una fuente de ventajas competitivas. 

Dentro de los pasos que se deben seguir en el momento de llevar a cabo la conservación de documentos digitales en medios magnéticos, estos son los más importantes:

1. Establecer un protocolo sobre cómo organizar la información digital: Son básicamente las “reglas de juego” con las que se determina cómo nombrar carpetas, bajo qué categorías se deben organizar (fecha, tema o nombre), si se utilizarán subcarpetas, etc.

2. Copias de seguridad: Este paso es vital dentro del proceso de archivo. Hoy en día, no estamos exentos de accidentes o ataques informáticos (virus, ransomware, etc.), por lo que debemos realizarlas de forma periódica.

3. Espacio seguro: Dentro de todo el proceso de custodia de documentos, es importante resaltar que hemos de efectuarlo en bóvedas de seguridad alejadas de magnetismo que pudiese borrar la información. Estamos ante un tema muy serio, por lo que debe ser tratado como tal.

4. Utilización: Luego de saber que nuestros documentos están correctamente organizados y custodiados, es importante que conserven estos atributos a lo largo del tiempo. Estos han de ser auténticos, fiables y estar a nuestra disposición.

5. Conservación: No todos los documentos deberán estar disponibles de forma inmediata. A medida que pasa el tiempo, alguna información se vuelve obsoleta, aunque recuerda que también ha de guardarse. Este paso certifica que, a través de varios procedimientos, la información quedará debidamente clasificada y organizada hasta que la necesites.

Como has podido comprobar, la vigilancia de los documentos digitales en medios magnéticos es de vital importancia para su compañía, ya que de ello depende la historia, el fruto del saber y el mismo patrimonio cultural de la empresa.

De acuerdo a la Unesco: “El enorme tesoro de información digital producida hoy día en prácticamente todas las áreas de las actividades humanas y concebida para ser consultada con computadoras podría perderse si no se elaboran técnicas y políticas específicas para su conservación”.

Así pues, no olvides que un óptimo acceso a la información mejorará la toma de decisiones y ahorrará mucho tiempo.

Fuente: https://atsgestion.net/se-realiza-custodia-medios-magneticos/

El entorno digital en el que las empresas operan en la actualidad ha hecho que muchos directivos deban replantearse las herramientas a utilizar en el trabajo diario.

Por norma general, los líderes de las compañías suelen prestar más atención a los activos financieros y de recursos humanos, para los que contratan un software de gestión especializado. Pero ¿qué pasa con los grandes volúmenes de información que manejan las empresas?

La información relativa a clientes, proveedores, e incluso toda la documentación legal y financiera que se genera diariamente puede acabar colapsando al personal y por ende, a la empresa.

Este hecho ha demostrado la necesidad de contar con un software de gestión documental en el ámbito empresarial, que ayude a organizar los ingentes datos acumulados y permita, por lo tanto, una gestión adecuada de todos los clientes.

Pero más allá de mejorar la efectividad de las acciones que se deban llevar a cabo con los clientes, contar con una información accesible y bien clasificada favorecerá la toma de decisiones y el trabajo diario del personal de la empresa. Aun así, el software de gestión documental es solo una herramienta.

Las compañías deben adaptarse a una serie de cambios y afrontar un conjunto de retos que les permita adaptarse al cien por cien a la era digital en la que operan.

Gestionar correctamente los activos de información de riesgo: son todos aquellos documentos que contengan información o bien confidencial, o por el contrario que tengan algún tipo de vinculación legal o fiscal. Saber administrar y organizar correctamente este tipo de información es vital para la supervivencia de una empresa. Y es que las multas que puede ocasionar la pérdida de información legal importante pueden llegar a ser tan altas, que podrían hasta llevar a la ruina a cualquier organización. Un software de gestión documental incorpora la opción de digitalización de archivos, que, junto con una buena supervisión de personal apropiado, facilita este tipo de ejercicios.

Integración de la normativa ISO a la gestión documental: las normas ISO de gestión de la calidad y los servicios en las empresas no solo están relacionadas con los procesos de producción y organización. La gestión documental también debe integrarse dentro de esos estándares de calidad propuestos por las normas internacionales. Los programas de gestión documental facilitan esa integración, al estandarizar muchos de los procesos de una forma fácil y automática.

Consideración de la importancia de la documentación en la empresa: por norma general, los activos relacionados con la información se han considerado secundarios. Los prioritarios han sido siempre los que más resultados generan en el corto plazo, como por ejemplo los relacionados con el capital o los recursos humanos. Esa tendencia está cambiando, y muchos directivos se han percatado de la necesidad de introducir herramientas como el software de gestión documental para potenciar la eficiencia de los procesos productivos de la empresa. La estrategia de la compañía también sale beneficiada con este tipo de gestor documental, ya que mejora la toma de decisiones para el futuro.

Digitalización de activos físicos: muchas empresas con una estructura tradicional aún mantienen estanterías llenas de documentación organizada de un modo caótico. Para poder utilizar las prestaciones de un software de gestión documental de forma efectiva, es necesario que todos esos documentos se digitalicen. Pero este proceso no debe hacerse sin un criterio establecido, ya que hay que tener en cuenta la tecnología utilizada para transformar esa información y la forma en que posteriormente se administrará.

Integración con otros softwares de gestión presentes en la empresa: en la actualidad, muchas compañías, incluso las pequeñas y medianas empresas, cuentan con soluciones empresariales como el ERP o el CRM. Por eso, es necesario que se lleven a cabo procesos de integración de todos los sistemas para que operen en sintonía y la efectividad de todas las herramientas multiplique la productividad final de la corporación.

En definitiva, un software de gestión documental automatiza muchos de los procesos relacionados con la gestión y administración de documentos de las empresas. Aun así, éstas deben hacer frente a una serie de retos que faciliten la puesta a punto de esos programas de gestión y permitan la integración total de la empresa en la era digital en la que vivimos.

Fuente: https://www.quonext.com/blog/5-retos-gestion-documental-empresas/

Norma ISO 9001

Un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001 necesita de alguna manera controlar los procedimientos documentados, incluso si se intenta reducir su número a un mínimo, usted todavía tendrá que proporcionar algunos procedimientos documentados. A pesar de que los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015 no requieren de la creación de procedimientos documentados para controlar dichos documentos, todavía existe la necesidad de controlar la información documentada de la organización.

Lo que establece la norma ISO 9001 y ​​cómo se puede cumplir

Los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015 no son muy diferentes de los que ya existían a la hora de controlar los documentos. Resulta necesario demostrar que los documentos se aprobaron para su adecuación antes de utilizarlos, revisarlos y actualizarse de forma periódica, y las versiones legibles e identificables, que son relevantes desde el punto de vista de su utilización y los documentos obsoletos que dejen de utilizarse.

Si ya se dispone de un procedimiento para el control de la documentación, que cumple con la norma ISO 9001, dicho procedimiento seguirá siendo útil para la nueva versión de la norma. Como ya hemos mencionado, no existe necesidad de cambiar los términos que ya esté utilizando, si desea seguir usando el término documentos y registros en lugar de información documentada, y después continuar con su Sistema de Gestión de Calidad.

La importancia de la aprobación de documentos y su retirada

Los requisitos de la información documentada de la norma ISO 9001 2015 sustituyen a los requisitos previos de ambos procedimientos y registros documentados, y la aprobación adecuada y retirada de cada uno de los documentos importantes de la organización. La cosa más importante será recordar que las personas adecuadas tienen que aprobar un documento y tiene que ser eliminado cuando su utilización ha finalizado.

Como no existe necesidad de documentar todos los procedimientos de su organización, usted se debe asegurar de que los procedimientos que se aprueban deben ser remitidos a los empleados que corresponda. De la misma forma, si se actualiza el procedimiento el antiguo se debe retirar de forma rápida de la circulación entre sus trabajadores, para que se empiecen a utilizar las nuevas y mejoradas instrucciones de trabajo.

En cuanto a los registros, también necesarios, porque son la evidencia objetiva de que se han recogido para mostrar que se encuentra implementado de forma adecuada en su Sistema de Gestión de Calidad. Por lo tanto, los registros deben ser aprobados de forma correcta en el momento en el que se han creado. Es el caso de los registros obsoletos se pretende definir un tiempo estimado en el que destruirlos para poder ganar espacio y capacidad de almacenaje, ya que guardar una evidencia indefinidamente es limitado.

Los formatos disponibles para la información documentada

La información documentada se encuentra en dos formatos principales:

• Copias en papel y documentos electrónicos
• Registros

Esto es fácil de comprender, pero ¿en que difieren la copias en papel y los documentos electrónico de la información documentada? Los sistemas no son muy diferentes en sus conceptos básicos, aunque los detalles sí que sean diferentes.

En el Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001 nos dice que los procedimientos deben contar con la debida autorización antes de que sean liberados. Los registros impresos deben mostrar la firma o sello de la persona encargada de su aprobación.

Si quiere mantener este documento en papel o guardado en un CD-ROM, tendrá que disponer de un lugar donde las personas puedan acceder a los procedimientos para poder utilizarlos, y tendrá que ser almacenado de forma adecuada, es decir, evitando que puedan ser destruidos físicamente, para ello normalmente se pone a disposición de los trabajadores una copia y nunca el original.

Existen diferentes software que ayudan a controlar el proceso de cierre de aprobación, pero esto no cambia la necesidad de aprobarlo antes de que sea liberado el documento.

La retirada y eliminación de los procedimientos obsoletos se puede realizar de una manera muy rápida gracias a un software, ya que se puede programar en el momento en el que se desea que un documento sea retirado o eliminado. Las copias impresas son más difíciles de controlar, ya que sería necesario localizar y reemplazar o destruir dicha copia impresa del documento o registro.

Hoy en día existen muchos software que facilitan el control de la información documentada de la norma ISO 9001, pero pueden resultar algo costosos para las pequeñas empresas. Si usted tiene una pequeña empresa que cuenta con procedimientos y registros, entonces debes investigar un proceso en papel que sirva para aprobar, utilizar, controlar y retirar la información de la organización.

Un Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001 no se destina a conducir la implementación mediante un software costoso que no se ajuste a las necesidades de su organización, pero sí que está pensado para ayudarle a mejorar la satisfacción de sus clientes y ahorrar dinero mediante la mejora continua. Con un método simple para controlar la información documentada que funcione en su caso, no necesitará gastar mucho tiempo y dinero.

Fuente: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2016/04/como-gestionar-documentos-registros-obsoletos-norma-iso-9001/