¿Por que digitalizar?
Si tiene una enorme colección de documentos, facturas, registros de personal, documentos fiscales y otros montones de cosas que simplemente no puede organizar fácilmente, digitalizar documentos puede ayudarle.
Como resumen inicial le podemos decir que digitalizar documentos le ayuda a eliminar el desorden y da acceso a todos los registros que hasta ahora tenía en archivadores metálico, lo cual le hará aumentar la productividad. No solo aumentará su productividad, sino que la digitalización de toda esa cantidad de papel con datos le va a ofrecer al menos 7 beneficios que vamos a ver a continuación. Le explicaremos también cuales son los 3 principales procesos que necesitarás hacer si quieres iniciar un proyecto de digitalización por tus propios medios.
¿Cuáles son los beneficios de digitalizar documentos?
- Ahorro de tiempo. En lugar de tener que buscar el documento que necesita en los archivos metálicos, podrá localizarlo fácilmente en su ordenador en cuestión de segundos.
- Todos los documentos importantes localizados. Digitalizar documentos y tenerlos todos almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, le impide tener el peligro de perder un documento importante. Cuando tiene cajas de documentos importantes moviéndose de oficina en oficina, la posibilidad de pérdida eventual de documentos es mucho más alta.
- Ahorro de espacio. Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser estresante. Si tiene montones de documentos y desorden por todos los lados, eso hará que disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea más difícil de gestionar.
- Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puede obtener cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho más.
- Recuperación ante desastres. La mayoría de las empresas no piensan que un desastre pueda afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si pasa lo peor? Si hubiera un incendio, todos los registros que mantienen dentro de la empresa en archivos metálicos desaparece. Esto sería devastador para cualquier negocio. Trabajando con un sistema de gestión documental en la nube, su empresa puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque tenga que hacerlo en otras oficinas.
- Imposible olvidar un documento importante. ¿Alguna vez ha olvidado un documento importante en su casa después de llevárselo para preparar una reunión? Digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online evitarán que esto pueda ocurrir.
- Ahorro de dinero. Dependiendo de cuántos registros tenga, puede ser costoso digitalizar todos los documentos de la empresa. Pero ¿qué pasa después de esto? A partir de ahí no tiene que gastar dinero en espacio de almacenamiento y los empleados ahorran tiempo valioso tratando de encontrar documentos mal archivados.
